Services de secrétariat d'entreprise à Maurice
Registres statutaires, résolutions du conseil, dépôts réglementaires et documentation de gouvernance — gérés avec précision et dans les délais pour les sociétés mauriciennes de tous types.
Le secrétariat d'entreprise constitue le socle d'une société mauricienne bien gouvernée. Toute société constituée à Maurice est tenue, en vertu du Companies Act 2001, de tenir des registres statutaires exacts, de tenir des assemblées annuelles (lorsque cela est requis), d'adopter des résolutions dûment documentées, de déposer des rapports annuels et de tenir ses registres à jour auprès du Registrar of Companies. Pour les sociétés GBC, la FSC impose en outre ses propres obligations de gouvernance et de reporting. Le défaut de tenue régulière des registres n'est pas une simple irrégularité technique : il peut invalider des décisions, exposer les administrateurs à une responsabilité personnelle, compromettre la bonne réputation de la société et, dans les cas extrêmes, entraîner le retrait de licences. Notre équipe de secrétariat d'entreprise gère l'ensemble de ces obligations avec rigueur, garantissant que vos registres statutaires sont toujours à jour, exacts et correctement tenus.
Étendue des services de secrétariat d'entreprise
Registres statutaires et tenue des dossiers
Nous tenons l'ensemble des registres statutaires obligatoires prévus par le Companies Act, notamment le Register of Members, le Register of Directors, le Register of Charges et le Register of Beneficial Owners. Ces registres sont conservés dans des formats numériques et physiques sécurisés et peuvent être consultés par les parties habilitées sur demande.
Résolutions du conseil et des actionnaires
Nous rédigeons, diffusons et traitons les résolutions du conseil d'administration et des actionnaires — qu'elles soient adoptées en assemblée ou par voie de résolution écrite. Toutes les résolutions sont dûment datées, signées et classées dans les registres de procès-verbaux de la société. Nous veillons à ce que chaque résolution soit adaptée, dans sa forme et son contenu, à l'opération visée.
Rapports annuels et dépôts statutaires
Toute société mauricienne doit déposer un rapport annuel auprès du Registrar of Companies dans le délai prescrit suivant la clôture de son exercice. Nous préparons et déposons ces rapports ainsi que toute autre notification requise — changement d'administrateur, changement d'adresse, modifications de la constitution, attributions d'actions — dans les délais applicables.
Copies certifiées et apostille
Nous préparons des copies certifiées de documents sociaux — certificats de constitution, statuts (constitution), registres, certificats de bonne réputation (Certificate of Good Standing) — et organisons l'authentification par apostille lorsque les documents doivent être utilisés dans des juridictions étrangères. Nous tenons un système de gestion documentaire garantissant une consultation rapide des dossiers sociaux.
Notre méthode de travail en matière de secrétariat
Audit des registres sociaux
Pour les nouveaux clients, nous procédons à un examen de l'ensemble des registres sociaux existants afin d'établir une situation de référence complète et exacte. Toute lacune ou incohérence dans les registres statutaires ou l'historique des dépôts est identifiée puis corrigée.
Tenue des registres et des procès-verbaux
Nous mettons à jour les registres statutaires dès qu'un changement intervient — nouveaux actionnaires, nouveaux administrateurs, cessions d'actions, changements d'adresse — et tenons un registre complet des procès-verbaux de toutes les décisions du conseil et des actionnaires.
Gestion des dépôts
Nous tenons un calendrier de dépôts pour chaque entité cliente et soumettons tous les documents requis au Registrar of Companies, à la FSC et aux autres autorités réglementaires dans les délais prescrits, en conservant une preuve de dépôt pour chaque soumission.
Certification de documents et apostille
Sur demande, nous préparons des extraits certifiés des registres statutaires, des copies certifiées de documents sociaux et des Certificates of Good Standing, et organisons l'authentification par apostille auprès des autorités mauriciennes en vue d'un usage international.
Principales obligations statutaires que nous gérons
- Tenue du Register of Members, des Directors, des Charges et des Beneficial Owners
- Dépôt du rapport annuel auprès du Registrar of Companies
- Notification des changements d'administrateurs, d'actionnaires ou de siège social
- Préparation et conservation des résolutions du conseil et des actionnaires
- Tenue des registres d'assemblée générale annuelle (lorsque requis)
- Dépôt des modifications statutaires et des résolutions spéciales
- Respect des obligations de déclaration des bénéficiaires effectifs
Coûts indicatifs
| Élément | Fourchette indicative |
|---|---|
| Forfait annuel de secrétariat d'entreprise (GBC standard) | USD 1 200 – 2 500 |
| Forfait annuel de secrétariat d'entreprise (Authorised Company) | USD 800 – 1 500 |
| Préparation d'une résolution du conseil ou des actionnaires (ponctuelle) | USD 150 – 400 par résolution |
| Certificate of Good Standing et apostille | USD 200 – 400 |