Externalisation administrative pour structures mauriciennes
De la tenue de comptes et du reporting réglementaire à la gestion documentaire et aux paiements fournisseurs, notre service d'externalisation administrative vous permet de vous concentrer sur votre activité pendant que nous prenons en charge l'infrastructure opérationnelle de votre entité mauricienne.
La gestion d'une structure corporate, fiduciaire ou d'investissement à Maurice implique un volume important de tâches administratives et opérationnelles récurrentes : tenue des registres financiers, traitement des factures et des paiements, gestion de la correspondance, préparation des comptes de gestion, dépôt des déclarations réglementaires, mise à jour des registres statutaires et réponse aux demandes KYC des banques et contreparties. Pour de nombreux clients internationaux, ces fonctions sont soit gérées de manière inefficace depuis l'étranger, soit confiées de façon fragmentée à plusieurs prestataires sans supervision cohérente. Notre service d'externalisation administrative regroupe ces fonctions sous un point de responsabilité unique, avec un périmètre clairement défini, des engagements de niveau de service et un reporting structuré — offrant aux clients et à leurs conseillers une base opérationnelle claire et bien documentée à Maurice.
Services d'externalisation administrative
Tenue de comptes et comptabilité
Nous tenons la comptabilité de la société selon la méthode d'engagement, conformément aux normes IFRS, en enregistrant toutes les transactions, écritures et ajustements. Des balances de vérification, comptes de résultat et bilans mensuels sont produits et transmis aux administrateurs ou au bénéficiaire effectif selon un calendrier de reporting défini.
Comptes fournisseurs et clients
Nous gérons les comptes fournisseurs de la société — traitement des factures approuvées, rapprochement avec les bons de commande, préparation des lots de paiement pour autorisation, et tenue d'un état des créanciers par ancienneté. Pour les sociétés disposant de créances clients, nous suivons les montants dus, émettons des rappels de paiement et rapprochons les encaissements.
Déclarations statutaires et réglementaires
Nous préparons et déposons l'ensemble des déclarations requises auprès du Registrar of Companies, de la Financial Services Commission, de la Mauritius Revenue Authority et des autres organismes réglementaires — y compris les déclarations annuelles, les états financiers, les registres des bénéficiaires effectifs, les déclarations fiscales et les rapports CRS/FATCA. Nous tenons un calendrier de conformité afin qu'aucune échéance ne soit manquée, évitant ainsi pénalités et suspension de licence.
Gestion documentaire
Nous maintenons une archive numérique complète et organisée de tous les documents sociaux, contrats, correspondances, procès-verbaux du conseil et registres statutaires. Les documents sont conservés de manière sécurisée et accessibles au client et à ses conseillers via un portail en ligne sécurisé. Les originaux physiques sont conservés en lieu sûr dans nos bureaux à Maurice.
Gestion de la correspondance
Nous réceptionnons et traitons toute la correspondance adressée à la société à son siège social, en orientant les documents vers les responsables concernés, en répondant aux demandes courantes et en signalant les questions urgentes nécessitant l'attention immédiate du client.
Réponses KYC aux fournisseurs et contreparties
Les banques, investisseurs, régulateurs et contreparties commerciales sollicitent fréquemment une documentation KYC auprès des entités mauriciennes. Nous prenons en charge ces demandes — rassemblement des documents requis, rédaction des lettres d'accompagnement et coordination des certifications nécessaires — afin de garantir des réponses rapides et exactes.
Reporting de gestion et préparation des dossiers de conseil
Nous préparons les comptes de gestion trimestriels ou mensuels ainsi que les dossiers de conseil pour l'entité — incluant le compte de résultat, le bilan, le tableau des flux de trésorerie, les indicateurs clés de performance et un commentaire. Ces documents sont livrés dans un format adapté à l'examen par le conseil et, le cas échéant, à la soumission aux prêteurs, investisseurs ou organismes de réglementation.
Suivi des contrats et accords
Pour les entités disposant de contrats commerciaux actifs, de contrats de prêt, de mandats d'investissement ou de licences réglementaires, nous tenons un registre des contrats avec les dates clés — échéances de renouvellement, délais de préavis, dates d'expiration et obligations de paiement. Nous alertons la direction en amont des dates critiques afin qu'aucune obligation contractuelle ne soit négligée.
Mise en place de votre externalisation administrative
Définition du périmètre
Nous travaillons avec le client pour définir le périmètre exact des services requis, le format et la fréquence du reporting, la matrice d'autorisation pour les paiements et les déclarations, ainsi que le processus de transfert depuis les prestataires actuels.
Mise en place des systèmes
Nous paramétrons l'entité dans nos systèmes de comptabilité et de gestion documentaire, chargeons les soldes d'ouverture et les données historiques, et configurons les accès pour le client et ses conseillers.
Transition et mise en service
Nous gérons la transition depuis le dispositif existant, en assurant la continuité des déclarations statutaires, l'absence de perturbation des comptes bancaires ou des licences réglementaires, et une période de fonctionnement en parallèle lorsque cela est pertinent pour valider l'exactitude des données.
Service continu
Nous fournissons les services convenus selon le calendrier défini, transmettons des rapports de gestion mensuels et gérons l'ensemble des échéances réglementaires pour le compte du client.
Conditions d'éligibilité et de mise en place
- Acceptation client et intégration AML/KYC achevées pour l'ensemble des bénéficiaires effectifs et personnes de contrôle
- Résolution du conseil autorisant le dispositif d'externalisation et définissant le périmètre des pouvoirs délégués
- Accès aux registres comptables, relevés bancaires et déclarations statutaires existants pour l'examen de transition
- Contrat de services signé précisant le périmètre, les niveaux de service, le format du reporting et le barème d'honoraires
- Matrice d'autorisation des paiements approuvée par le conseil et signée par les représentants habilités
- Fourniture de l'ensemble des documents sociaux existants — statuts constitutifs, actes constitutifs, certificats d'actions, registres statutaires, procès-verbaux antérieurs
- Coordonnées bancaires et identifiants d'accès à la banque en ligne pour le rapprochement des transactions
- Accès aux identifiants de télédéclaration MRA eFiling, au portail du Registrar of Companies et au portail réglementaire de la FSC, le cas échéant
Honoraires annuels indicatifs
| Élément | Fourchette indicative |
|---|---|
| Externalisation administrative de base (comptabilité, gestion documentaire, correspondance) | 4 000 – 8 000 USD par an |
| Externalisation administrative complète (ce qui précède + comptes fournisseurs/clients, déclarations réglementaires, réponses KYC) | 8 000 – 18 000 USD par an |
| Structures complexes (entités multiples, volume de transactions élevé) | 18 000 – 40 000 USD par an |