Erforderliche Unterlagen zur Gründung einer Gesellschaft in Mauritius

Jede natürliche Person, die als Direktor oder Aktionär der geplanten mauritischen Gesellschaft bestellt wird, muss ein umfassendes persönliches KYC-Paket vorlegen. Das primäre Identitätsdokument ist eine beglaubigte Kopie eines gültigen, nicht abgelaufenen Reisepasses mit Angaben zur biografischen Datenseite, Foto und Unterschrift; ist der Reisepass nicht in Englisch oder Französisch ausgestellt, muss eine beglaubigte Übersetzung beigefügt werden. Der Wohnsitznachweis muss ein Dokument sein, das innerhalb der letzten drei Monate ausgestellt wurde – zulässige Formen sind unter anderem Rechnungen von Versorgungsunternehmen (Strom, Wasser, Gas oder Festnetztelefon), Kontoauszüge oder amtliche behördliche Schreiben. Die Adresse muss mit der im KYC-Fragebogen angegebenen Adresse übereinstimmen. Eine Erklärung zur Herkunft des Vermögens ist für alle Aktionäre erforderlich; darin wird die Herkunft der Mittel, die in die Gesellschaft investiert oder ihr als Darlehen zur Verfügung gestellt werden sollen, sowie das insgesamt angesammelte Vermögen der jeweiligen Person dargelegt. Belege – etwa geprüfte Geschäftsabschlüsse, Arbeitsverträge, Immobilienkaufverträge oder Steuerbescheide – sind beizufügen. Bei Aktionären, deren Kapitaleinlage einen bestimmten Schwellenwert übersteigt, oder wenn die Geschäftstätigkeit Finanzdienstleistungen betrifft, kann ein detaillierteres finanzielles Profil erforderlich sein. Ein Bankreferenzschreiben auf dem offiziellen Briefpapier der Hausbank der jeweiligen Person, adressiert an CTM und mit Bestätigung der Kontobeziehung, der Art der Bankgeschäfte sowie eines zufriedenstellenden Geschäftsverlaufs, ist Standard. Ebenfalls erforderlich ist ein Lebenslauf bzw. beruflicher Werdegang mit Angaben zu Ausbildung, beruflicher Laufbahn und aktuellen geschäftlichen Interessen, da dies sowohl der Prüfung durch die FSC Mauritius als auch dem Compliance-Team der Bank bei der anschließenden Kontoeröffnung dient.

Tritt eine juristische Person als Aktionär oder Direktor der geplanten Gesellschaft auf, ist das vollständige KYC-Paket für juristische Personen vorzulegen. Dazu gehören: eine beglaubigte Kopie der Gründungsurkunde oder eines gleichwertigen Gründungsdokuments; die aktuelle Satzung bzw. der Gesellschaftsvertrag oder ein gleichwertiges Gründungsdokument; ein Verzeichnis der Direktoren und ein Verzeichnis der Aktionäre; eine vom registrierten Vertreter oder Handelsregister des Heimatlandes ausgestellte Bestätigung des rechtlichen Bestehens (Certificate of Good Standing bzw. Certificate of Incumbency), nicht älter als sechs Monate; sowie die zuletzt geprüften Jahresabschlüsse. Für jede Ebene der Unternehmensstruktur muss die wirtschaftliche Berechtigung bis zu den letztendlichen natürlichen Personen (UBOs) zurückverfolgt werden, die 25 % oder mehr der Anteile oder Stimmrechte an der jeweiligen Einheit halten oder kontrollieren (bzw. einen niedrigeren Schwellenwert, sofern nach dem risikobasierten Ansatz von Mauritius anwendbar). Ein Organigramm der wirtschaftlichen Berechtigung bzw. der Unternehmensstruktur, geprüft und unterzeichnet von einem Direktor oder Verantwortlichen der jeweiligen Einheit, ist vorzulegen. Handelt es sich beim letztendlichen Aktionär um einen Trust oder eine Foundation, sind die entsprechenden Trust-/Foundation-Unterlagen sowie die KYC-Unterlagen der zugrunde liegenden Parteien gemäß dem Leitfaden zu Trust-Dokumenten erforderlich. Ausländische Gesellschaften, die als Direktoren einer mauritischen GBC fungieren möchten, sollten beachten, dass die FSC Mauritius aus Substanzgründen die Präsenz von mindestens zwei in Mauritius ansässigen Direktoren bevorzugt – und bei bestimmten Strukturen vorschreibt. CTM kann durch qualifizierte, in Mauritius ansässige Fachleute Nominee- bzw. Resident-Director-Dienstleistungen bereitstellen, um diese Anforderung zu erfüllen.

Gemäß dem Companies Act 2001 und dem Financial Services Act 2007 muss jede GBC von einer lizenzierten Management Company (MC) verwaltet werden. CTM stellt als lizenzierte MC ein Registered-Agent-Schreiben sowie eine Zustimmungserklärung der Management Company aus, die ihre Bereitschaft bestätigt, für die vorgesehene Gesellschaft tätig zu werden, sowie ihre Übernahme der Verantwortung für deren regulatorische Compliance. Dieses Schreiben ist ein zwingender Bestandteil des Gründungsantrags bei der FSC Mauritius und muss vor Einreichung des Antrags vorliegen. Die Zustimmungserklärung der Management Company bestätigt den Abschluss der KYC-Prüfung durch CTM, deren Geldwäschebewertung der vorgesehenen Geschäftstätigkeiten sowie der beteiligten Parteien und die Zusage, den eingetragenen Sitz, die Company-Secretary-Dienstleistungen sowie laufende Compliance-Leistungen zu erbringen. Das Schreiben ist, je nach Erfordernis, an den Registrar of Companies und die FSC Mauritius gerichtet. Kunden sollten beachten, dass die Zusage von CTM zur Ausstellung dieser Zustimmung an den erfolgreichen Abschluss der eigenen internen Compliance-Prüfung geknüpft ist – dieser Prozess lässt sich nicht abkürzen. Parallel dazu stellt CTM die Adresse des eingetragenen Sitzes in Mauritius zur Verfügung. Der eingetragene Sitz ist die offizielle rechtliche Adresse der Gesellschaft in Mauritius, an der behördliche Mitteilungen und regulatorische Korrespondenz eingehen. CTM unterhält, wie gesetzlich vorgeschrieben, einen physischen eingetragenen Sitz in ihren lizenzierten Geschäftsräumen in Mauritius.

Ein sorgfältig ausgearbeiteter Geschäftsplan ist ein wesentlicher Bestandteil des GBC-Antrags, insbesondere für die Prüfung durch die FSC Mauritius. Der Geschäftsplan sollte die geplanten Geschäftstätigkeiten der Gesellschaft im Detail beschreiben und darlegen, warum Mauritius als Standort gewählt wurde, welche Zielmärkte und Kunden angesprochen werden, welche Einnahmequellen und Finanzprognosen für die ersten drei Jahre zu erwarten sind, wie die vorgesehene Führungs- und Governance-Struktur aussieht und welche Substanzmaßnahmen (einschließlich lokalem Personal, Büroräumlichkeiten und Managementstrukturen in Mauritius) vorgesehen sind. Für GBCs, die regulierte Tätigkeiten ausüben – etwa Fondsverwaltung, Anlageberatung oder Versicherungsgeschäft –, muss der Geschäftsplan zudem auf die Lizenzanforderungen der einschlägigen Finanzdienstleistungsgesetzgebung eingehen. Erforderlich ist ferner ein Gesellschafterbeschluss der Gründungsgesellschafter bzw. Gründer, mit dem die Gründung der Gesellschaft genehmigt, die vorgeschlagenen Direktoren bestellt, die Satzung (Memorandum and Articles of Association) gebilligt und CTM als Management Company beauftragt wird. Für die Satzung verwendet CTM von der FSC genehmigte Standardvorlagen, die an die spezifischen Governance-Anforderungen des Kunden angepasst werden können – einschließlich Regelungen zu Aktienklassen, Stimmrechten, Drag-along- und Tag-along-Rechten sowie vorbehaltenen Angelegenheiten. Zu den üblicherweise zusätzlich erforderlichen Unterlagen zählen: ein Zustimmungsschreiben jedes vorgesehenen Direktors zur Amtsübernahme; Unterschriftsproben der Direktoren und zeichnungsberechtigten Personen; eine Erklärung zur Einhaltung der Sanktions- und Geldwäschegesetzgebung; Ansässigkeitsbescheinigungen oder Selbstauskünfte (für FATCA- und CRS-Zwecke) sämtlicher Gesellschafter und wirtschaftlich Berechtigter; sowie – bei Strukturen mit Halten von geistigem Eigentum – eine detaillierte Historie zu Eigentum und Übertragung der betreffenden Rechte.

Nach erfolgreicher Gründung erstellt und übergibt CTM die vollständige Gesellschaftsakte, einschließlich der Gründungsurkunde (Certificate of Incorporation), der (eingereichten) Satzung, der Global Business Licence der FSC Mauritius, des Direktorenregisters, des Gesellschafterregisters, der Aktienzertifikate sowie des ersten Protokolls der Vorstandssitzung. Diese Unterlagen werden von CTM in ihrer Funktion als Company Secretary und Management Company verwahrt. Laufend muss die Gesellschaft aktuelle Gesellschaftsunterlagen führen, jährliche Meldungen (Annual Returns) beim Registrar of Companies einreichen und der FSC Mauritius Jahresberichte sowie Jahresabschlüsse vorlegen. GBCs müssen zudem die durch den Finance Act 2018 eingeführten Substanzanforderungen (Economic Substance) erfüllen und jährlich eine entsprechende Erklärung abgeben. CTM erbringt laufende Company-Secretary- und Compliance-Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sämtliche gesetzlichen Meldungen fristgerecht erfolgen. Die KYC-Unterlagen müssen regelmäßig aktualisiert werden – im Regelfall mindestens alle drei Jahre, oder häufiger bei einem auslösenden Ereignis wie einem Wechsel der Direktoren, einer Änderung der Beteiligungsverhältnisse oder der wirtschaftlich Berechtigten, einer wesentlichen Änderung der Geschäftstätigkeit oder einer erheblichen Veränderung des Risikoprofils. CTM fordert proaktiv aktualisierte Unterlagen von den Kunden an, um die Einhaltung der AML/CFT-Anforderungen der FSC sicherzustellen.