Vereiste documenten voor de oprichting van een onderneming in Mauritius

Elke natuurlijke persoon die wordt benoemd tot bestuurder of aandeelhouder van de voorgestelde Mauritiusse vennootschap moet een volledig persoonlijk KYC-pakket aanleveren. Het primaire identiteitsdocument is een gecertificeerde kopie van een geldig, niet-verlopen paspoort met de biografische gegevenspagina, foto en handtekening; wanneer het paspoort niet in het Engels of Frans is opgesteld, moet een gecertificeerde vertaling worden bijgevoegd. Het bewijs van woonadres moet een document zijn dat binnen de voorgaande drie maanden is afgegeven — aanvaardbare vormen zijn onder meer nutsfacturen (elektriciteit, water, gas of vaste telefonie), bankafschriften of officiële overheidscorrespondentie. Het adres moet overeenkomen met het adres dat in de KYC-vragenlijst is opgegeven. Een verklaring van herkomst van vermogen is vereist voor alle aandeelhouders, waarin de herkomst wordt toegelicht van de middelen die in de vennootschap worden geïnvesteerd of aan haar worden uitgeleend, evenals het totale opgebouwde vermogen van de persoon. Ondersteunend bewijs — zoals gecontroleerde bedrijfsrekeningen, arbeidsovereenkomsten, verkoopovereenkomsten van onroerend goed of belastingaanslagen — moet worden bijgevoegd. Voor aandeelhouders die een kapitaalinbreng boven een bepaalde drempel doen, of wanneer de bedrijfsactiviteit financiële diensten betreft, kan een uitgebreider financieel profiel worden vereist. Een bankreferentiebrief op het officiële briefhoofd van de hoofdbank van de betrokkene, gericht aan CTM en met bevestiging van de rekeningrelatie, de aard van de bankactiviteit en een bevredigend gedrag, is standaard. Een curriculum vitae of professionele biografie met opleiding, loopbaan en huidige zakelijke belangen is eveneens vereist, aangezien dit zowel de beoordeling door de FSC Mauritius als het compliance-team van de bank tijdens het latere rekeningopeningsproces ondersteunt.

Wanneer een rechtspersoon voorkomt in het aandeelhouderschap of bestuurderschap van de voorgestelde vennootschap, moet het volledige KYC-pakket voor rechtspersonen worden aangeleverd. Dit omvat: een gecertificeerde kopie van het oprichtingscertificaat of gelijkwaardig statutair document; de huidige memorandum en statuten of gelijkwaardig oprichtingsdocument; een register van bestuurders en een register van aandeelhouders; een certificaat van goede staat (of incumbency-certificaat) afgegeven door de registered agent of het vennootschapsregister van de thuisjurisdictie, gedateerd binnen zes maanden; en de meest recente gecontroleerde jaarrekening. Voor elke laag van de vennootschapsstructuur moet het uiteindelijk begunstigd eigendom worden herleid tot de natuurlijke personen (UBO's) die 25% of meer van de entiteit bezitten of controleren (of een lagere drempel waar van toepassing onder het risicogebaseerde beleid van Mauritius). Een organogram van uiteindelijk begunstigd eigendom of vennootschapsstructuur, geverifieerd en ondertekend door een bestuurder of functionaris van de betreffende entiteit, moet worden aangeleverd. Indien de uiteindelijke aandeelhouder een trust of foundation is, is de relevante trust-/foundation-documentatie en KYC op de onderliggende partijen vereist, zoals beschreven in de gids voor trustdocumenten. Buitenlandse vennootschappen die als bestuurder van een Mauritius GBC willen optreden, dienen zich ervan bewust te zijn dat de FSC Mauritius de voorkeur geeft aan — en in bepaalde structuren vereist — de aanwezigheid van ten minste twee in Mauritius gevestigde bestuurders omwille van substance. CTM kan nominee- of resident-bestuurdersdiensten aanbieden via gekwalificeerde professionals die in Mauritius zijn gevestigd, om aan deze vereiste te voldoen.

Op grond van de Companies Act 2001 en de Financial Services Act 2007 moet elke GBC worden beheerd door een erkende Management Company (MC). CTM, als erkende MC, verstrekt een registered agent-brief en een toestemmingsverklaring van de management company waarin wordt bevestigd dat zij bereid is voor de voorgestelde vennootschap op te treden en de verantwoordelijkheid voor de regelgevende naleving van de vennootschap op zich neemt. Deze brief is een verplicht onderdeel van de oprichtingsaanvraag bij de FSC Mauritius en moet worden afgegeven voordat de aanvraag kan worden ingediend. De toestemmingsbrief van de management company bevestigt de afronding van het KYC-cliëntenonderzoek door CTM, haar beoordeling inzake witwasbestrijding van de voorgestelde bedrijfsactiviteiten en de betrokken partijen, en haar toezegging om statutaire zetel, vennootschapssecretariële en doorlopende compliancediensten te verlenen. De brief is naargelang van toepassing gericht aan de Registrar of Companies en de FSC Mauritius. Cliënten dienen te weten dat de toezegging van CTM om deze toestemming af te geven afhankelijk is van de bevredigende afronding van haar eigen interne compliancebeoordeling — dit proces kan niet worden overgeslagen. Parallel hieraan wordt het statutaire adres in Mauritius verstrekt door CTM. Het statutaire adres is het officiële juridische adres van de vennootschap in Mauritius, waar wettelijke kennisgevingen en regelgevende correspondentie worden ontvangen. CTM houdt, zoals wettelijk vereist, een fysiek statutair kantoor aan op haar erkende bedrijfslocatie in Mauritius.

Een goed opgesteld businessplan is een cruciaal onderdeel van de GBC-aanvraag, met name voor de beoordeling door de FSC Mauritius. Het businessplan moet de voorgestelde bedrijfsactiviteiten van de vennootschap in detail beschrijven, toelichten waarom voor Mauritius als jurisdictie is gekozen, de aard van de doelmarkten en klanten, de verwachte inkomstenstromen en financiële prognoses voor de eerste drie jaar, de voorgestelde bestuurs- en governancestructuur, en de substance-regelingen (met inbegrip van lokaal personeel, kantoorruimte en beheersregelingen in Mauritius). Voor GBC's die gereguleerde activiteiten uitoefenen — zoals fondsbeheer, beleggingsadvies of verzekeringen — moet het businessplan ook ingaan op de vergunningsvereisten onder de relevante wetgeving inzake financiële diensten. Een vennootschapsresolutie van de oprichtende aandeelhouders of oprichters die de oprichting van de vennootschap autoriseert, de voorgestelde bestuurders goedkeurt, de memorandum en statuten goedkeurt en CTM machtigt om als management company op te treden, moet worden aangeleverd. Voor de statuten hanteert CTM standaard, door de FSC goedgekeurde sjablonen die kunnen worden aangepast aan de specifieke governance-vereisten van de cliënt — met inbegrip van bepalingen over aandelenklassen, stemrechten, drag-along- en tag-along-rechten, en gereserveerde aangelegenheden. Aanvullende ondersteunende documenten die doorgaans vereist zijn, omvatten: een toestemmingsbrief (consent to act) van elke voorgestelde bestuurder; specimenhandtekeningen van bestuurders en gevolmachtigde ondertekenaars; een verklaring inzake naleving van sanctie- en AML-wetgeving; fiscale woonplaatsverklaringen of zelfcertificeringsformulieren (voor FATCA- en CRS-doeleinden) voor alle aandeelhouders en uiteindelijk begunstigde eigenaren; en, voor structuren met houderschap van intellectuele eigendom, een gedetailleerde geschiedenis van IE-eigendom en -overdracht.

Na succesvolle oprichting stelt CTM het volledige statutaire dossier van de vennootschap samen en levert dit op, met inbegrip van het oprichtingscertificaat, de memorandum en statuten (zoals neergelegd), de FSC Mauritius Global Business Licence, het register van bestuurders, het register van aandeelhouders, aandelencertificaten en de eerste notulen van de raad van bestuur. Deze documenten worden door CTM bijgehouden in haar rol als company secretary en management company. Doorlopend moet de vennootschap actuele vennootschapsdossiers bijhouden, jaarlijkse opgaven indienen bij de Registrar of Companies, en jaarverslagen en jaarrekeningen indienen bij de FSC Mauritius. GBC's moeten ook voldoen aan de economic substance-vereisten die zijn ingevoerd bij de Finance Act 2018 en jaarlijks een economic substance-verklaring indienen. CTM biedt doorlopende vennootschapssecretariële en compliancediensten om ervoor te zorgen dat alle statutaire indieningen tijdig plaatsvinden. KYC moet periodiek worden geactualiseerd — ten minste elke drie jaar als standaardcyclus, of vaker naar aanleiding van een gebeurtenis zoals een wijziging van bestuurders, een wijziging in het aandeelhouderschap of uiteindelijk begunstigd eigendom, een aanzienlijke verandering in bedrijfsactiviteit, of een materiële verandering in risicoprofiel. CTM zal proactief bijgewerkte documenten bij cliënten opvragen om te blijven voldoen aan de AML/CFT-vereisten van de FSC.