Externalização de Back Office para Estruturas na Maurícia
Desde o registo financeiro e a reportagem regulatória até à gestão documental e aos pagamentos a fornecedores, o nosso serviço de externalização de back office permite-lhe concentrar-se no seu negócio enquanto tratamos da infraestrutura operacional da sua entidade na Maurícia.
Gerir uma estrutura corporativa, fiduciária ou de investimento na Maurícia implica um volume significativo de tarefas administrativas e operacionais contínuas — manter registos financeiros, processar faturas e pagamentos, gerir correspondência, preparar contas de gestão, submeter declarações regulatórias, manter registos estatutários e responder a pedidos de KYC de bancos e contrapartes. Para muitos clientes internacionais, estas funções são geridas de forma ineficiente a partir do estrangeiro ou delegadas de forma fragmentada a vários prestadores de serviços, sem supervisão coerente. O nosso serviço de externalização de back office consolida estas funções sob um único ponto de responsabilidade, com âmbito claramente definido, compromissos de nível de serviço e reportagem — proporcionando aos clientes e aos seus consultores uma base operacional limpa e bem documentada na Maurícia.
Serviços de Externalização de Back Office
Registo Financeiro e Contabilidade
Mantemos os registos contabilísticos da sociedade em regime de acréscimo (accrual), em conformidade com as IFRS, registando todas as transações, lançamentos contabilísticos e ajustamentos. São produzidos e disponibilizados aos administradores ou ao beneficiário efetivo, segundo um calendário de reportagem definido, balancetes mensais, demonstrações de resultados e balanços.
Contas a Pagar e a Receber
Gerimos as contas a pagar da sociedade — processando faturas aprovadas, fazendo a correspondência com ordens de compra, preparando lotes de pagamento para autorização e mantendo um relatório de antiguidade de saldos de credores. Para sociedades com contas a receber, acompanhamos os valores em aberto, emitimos avisos de pagamento e reconciliamos os recebimentos.
Submissões Estatutárias e Regulatórias
Preparamos e submetemos todas as declarações exigidas junto do Registrar of Companies, da Financial Services Commission, da Mauritius Revenue Authority e de outras entidades reguladoras — incluindo declarações anuais, demonstrações financeiras, registos de beneficiário efetivo, declarações fiscais e relatórios CRS/FATCA. Mantemos um calendário de conformidade para assegurar que nenhum prazo é perdido, evitando penalizações e a suspensão de licenças.
Gestão Documental
Mantemos um arquivo digital completo e organizado de todos os documentos corporativos, contratos, correspondência, atas de conselho e registos estatutários. Os documentos são armazenados de forma segura e ficam acessíveis ao cliente e aos seus consultores através de um portal online seguro. Os originais físicos são guardados em armazenamento seguro no nosso escritório na Maurícia.
Gestão de Correspondência
Recebemos e processamos toda a correspondência recebida endereçada à empresa na sua sede social, encaminhando os documentos às partes responsáveis adequadas, respondendo a pedidos de rotina e assinalando assuntos urgentes para atenção imediata do cliente.
Resposta a Pedidos de KYC de Fornecedores e Contrapartes
Bancos, investidores, reguladores e contrapartes comerciais solicitam frequentemente documentação de KYC às entidades de Maurícias. Gerimos estes pedidos — reunindo os documentos necessários, redigindo cartas de acompanhamento e coordenando as certificações exigidas — garantindo respostas atempadas e precisas.
Relatórios de Gestão e Preparação de Dossiês para o Conselho
Preparamos contas de gestão e dossiês para o conselho, trimestrais ou mensais, para a entidade — incluindo demonstração de resultados, balanço, demonstração de fluxos de caixa, indicadores-chave de desempenho e comentários. Estes são entregues num formato adequado para revisão pelo conselho e, quando necessário, para submissão a credores, investidores ou entidades reguladoras.
Acompanhamento de Contratos e Acordos
Para entidades com contratos comerciais ativos, contratos de empréstimo, mandatos de investimento ou licenças regulatórias, mantemos um registo de contratos com as datas-chave — prazos de renovação, períodos de aviso prévio, datas de expiração e obrigações de pagamento. Alertamos a gestão com antecedência sobre datas críticas, para garantir que nenhuma obrigação contratual é negligenciada.
Integração do Seu Back Office Externalizado
Definição do Âmbito
Trabalhamos com o cliente para definir o âmbito exato dos serviços necessários, o formato e a frequência da reportagem, a matriz de autorização para pagamentos e submissões, e o processo de transição a partir de quaisquer prestadores atuais.
Configuração dos Sistemas
Configuramos a entidade nos nossos sistemas de contabilidade e de gestão documental, carregamos os saldos de abertura e os dados históricos, e configuramos o acesso para o cliente e os seus consultores.
Transição e Arranque
Gerimos a transição a partir do regime atual, assegurando a continuidade das submissões estatutárias, sem qualquer disrupção nas contas bancárias ou nas licenças regulatórias, e um período de funcionamento em paralelo, sempre que apropriado, para validar a exatidão dos dados.
Serviço Contínuo
Prestamos os serviços acordados de acordo com o calendário definido, fornecendo relatórios mensais de gestão e gerindo todos os prazos regulatórios em nome do cliente.
Requisitos de Elegibilidade e de Integração
- Aceitação do cliente e integração AML/KYC concluídas para todos os beneficiários efetivos e pessoas com controlo
- Deliberação do conselho a autorizar o regime de externalização e a definir o âmbito da autoridade delegada
- Acesso aos registos contabilísticos existentes, extratos bancários e submissões estatutárias para revisão da transição
- Contrato de prestação de serviços celebrado, com âmbito, níveis de serviço, formato de reportagem e tabela de honorários definidos
- Matriz de autorização de pagamentos aprovada pelo conselho e assinada pelos representantes autorizados
- Disponibilização de todos os documentos corporativos existentes — MOA, AOA, certificados de ações, registos estatutários, atas anteriores
- Dados da conta bancária e credenciais de acesso ao homebanking para reconciliação das transações
- Acesso às credenciais de submissão do MRA eFiling, do portal do Registrar of Companies e do portal regulatório da FSC, quando aplicável
Honorários Anuais Indicativos
| Item | Intervalo indicativo |
|---|---|
| Back office básico (contabilidade, gestão documental, correspondência) | USD 4.000 – 8.000 por ano |
| Back office completo (o anterior + contas a pagar/receber, submissões regulatórias, respostas a KYC) | USD 8.000 – 18.000 por ano |
| Estruturas complexas (múltiplas entidades, elevado volume de transações) | USD 18.000 – 40.000 por ano |