Externalización de Back Office para Estructuras en Mauricio
Desde el registro financiero y la presentación de informes regulatorios hasta la gestión documental y los pagos a proveedores, nuestro servicio de externalización de back office le permite centrarse en su negocio mientras nosotros gestionamos la infraestructura operativa de su entidad en Mauricio.
Gestionar una estructura corporativa, fiduciaria o de inversión en Mauricio implica un volumen considerable de tareas administrativas y operativas continuas: mantener los registros financieros, procesar facturas y pagos, gestionar la correspondencia, preparar informes de gestión, presentar declaraciones regulatorias, mantener los registros estatutarios y responder a las solicitudes de KYC de bancos y contrapartes. Para muchos clientes internacionales, estas funciones se gestionan de forma ineficiente desde el extranjero o se delegan de manera fragmentada a múltiples proveedores de servicios sin una supervisión coherente. Nuestro servicio de externalización de back office consolida estas funciones bajo un único punto de responsabilidad, con un alcance claramente definido, compromisos de nivel de servicio e informes periódicos, ofreciendo a los clientes y sus asesores una base operativa clara y bien documentada en Mauricio.
Servicios de Externalización de Back Office
Registro Financiero y Contabilidad
Mantenemos los registros contables de la sociedad en base devengada, de conformidad con las NIIF, registrando todas las transacciones, asientos contables y ajustes. Se elaboran balances de comprobación mensuales, cuentas de pérdidas y ganancias y balances de situación, que se entregan a los directores o al beneficiario efectivo según un calendario de informes definido.
Cuentas por Pagar y por Cobrar
Gestionamos las cuentas por pagar de la sociedad: procesamos las facturas aprobadas, las conciliamos con las órdenes de compra, preparamos lotes de pago para su autorización y mantenemos un informe de antigüedad de acreedores. En el caso de sociedades con cuentas por cobrar, hacemos seguimiento de los importes pendientes, emitimos recordatorios de pago y conciliamos los cobros.
Presentaciones Estatutarias y Regulatorias
Preparamos y presentamos todas las declaraciones requeridas ante el Registrar of Companies, la Financial Services Commission (FSC), la Mauritius Revenue Authority (MRA) y otros organismos reguladores, incluidas las declaraciones anuales, los estados financieros, los registros de titularidad real, las declaraciones fiscales y los informes CRS/FATCA. Mantenemos un calendario de cumplimiento para garantizar que no se incumpla ningún plazo, evitando así sanciones y la suspensión de la licencia.
Gestión Documental
Mantenemos un archivo digital completo y organizado de todos los documentos corporativos, contratos, correspondencia, actas del consejo y registros estatutarios. Los documentos se almacenan de forma segura y son accesibles para el cliente y sus asesores a través de un portal en línea seguro. Los originales físicos se conservan en un almacenamiento seguro en nuestra oficina de Mauricio.
Gestión de Correspondencia
Recibimos y procesamos toda la correspondencia entrante dirigida a la sociedad en su domicilio social, remitiendo los documentos a las partes responsables correspondientes, respondiendo a consultas rutinarias y señalando los asuntos urgentes para la atención inmediata del cliente.
Respuestas a KYC de Proveedores y Contrapartes
Bancos, inversores, reguladores y contrapartes comerciales solicitan con frecuencia documentación KYC a las entidades de Mauricio. Gestionamos estas solicitudes: reunimos los documentos necesarios, redactamos cartas de presentación y coordinamos las certificaciones requeridas, garantizando respuestas precisas y puntuales.
Informes de Gestión y Preparación de Carpetas para el Consejo
Preparamos cuentas de gestión y carpetas para el consejo de administración de la entidad de forma trimestral o mensual —incluyendo pérdidas y ganancias, balance general, estado de flujo de caja, indicadores clave de desempeño y comentarios. Se entregan en un formato adecuado para su revisión por el consejo y, cuando se requiera, para su presentación a prestamistas, inversores u organismos reguladores.
Seguimiento de Contratos y Acuerdos
Para entidades con contratos comerciales activos, acuerdos de préstamo, mandatos de inversión o licencias regulatorias, mantenemos un registro de contratos con las fechas clave —plazos de renovación, períodos de preaviso, fechas de vencimiento y obligaciones de pago. Alertamos a la dirección con antelación a las fechas críticas para garantizar que ninguna obligación contractual pase desapercibida.
Incorporación de su Externalización de Back Office
Definición del Alcance
Trabajamos con el cliente para definir el alcance exacto de los servicios requeridos, el formato y la frecuencia de los informes, la matriz de autorización para pagos y presentaciones, y el proceso de traspaso desde los proveedores actuales.
Configuración del Sistema
Damos de alta a la entidad en nuestros sistemas de contabilidad y gestión documental, cargamos los saldos iniciales y los datos históricos, y configuramos el acceso para el cliente y sus asesores.
Transición y Puesta en Marcha
Gestionamos la transición desde el arreglo actual, garantizando la continuidad de las presentaciones estatutarias, sin interrupciones en las cuentas bancarias ni en las licencias regulatorias, y con un período de ejecución en paralelo cuando resulte pertinente para validar la exactitud de los datos.
Servicio Continuo
Prestamos los servicios acordados según el calendario definido, proporcionando informes de gestión mensuales y gestionando todos los plazos regulatorios en nombre del cliente.
Requisitos de Elegibilidad e Incorporación
- Aceptación del cliente y proceso de incorporación AML/KYC completados para todos los beneficiarios efectivos y personas de control
- Resolución del consejo que autorice el acuerdo de externalización y defina el alcance de la autoridad delegada
- Acceso a los registros contables existentes, extractos bancarios y presentaciones estatutarias para la revisión de transición
- Contrato de servicios firmado, con alcance, niveles de servicio, formato de informes y calendario de honorarios definidos
- Matriz de autorización de pagos aprobada por el consejo y firmada por los representantes autorizados
- Entrega de todos los documentos corporativos existentes — memorándum y estatutos sociales (MOA/AOA), certificados de acciones, registros estatutarios, actas anteriores
- Datos de la cuenta bancaria y credenciales de acceso a la banca en línea para la conciliación de transacciones
- Acceso a las credenciales de presentación del eFiling de la MRA, el portal del Registrar of Companies y el portal regulatorio de la FSC, según corresponda
Honorarios Anuales Indicativos
| Concepto | Rango orientativo |
|---|---|
| Back office básico (contabilidad, gestión documental, correspondencia) | USD 4.000 – 8.000 por año |
| Back office completo (lo anterior + cuentas por pagar/cobrar, presentaciones regulatorias, respuestas a KYC) | USD 8.000 – 18.000 por año |
| Estructuras complejas (múltiples entidades, alto volumen de transacciones) | USD 18.000 – 40.000 por año |