Outsourcing — Mauritius

Back Office Outsourcing voor Mauritiaanse structuren

Van financiële administratie en regelgevende rapportage tot documentbeheer en leveranciersbetalingen: onze back-office-outsourcingdienst laat u zich richten op uw bedrijf, terwijl wij de operationele infrastructuur van uw Mauritiaanse entiteit beheren.

Vraag een vertrouwelijke beoordeling aan

Het runnen van een Mauritiaanse corporate, trust- of investeringsstructuur brengt een aanzienlijk volume aan doorlopende administratieve en operationele taken met zich mee — het bijhouden van de financiële administratie, het verwerken van facturen en betalingen, het beheren van correspondentie, het opstellen van managementrapportages, het indienen van wettelijke aangiften, het bijhouden van statutaire registers en het beantwoorden van KYC-verzoeken van banken en tegenpartijen. Voor veel internationale cliënten worden deze functies vanuit het buitenland inefficiënt uitgevoerd, of versnipperd toevertrouwd aan meerdere dienstverleners zonder samenhangend toezicht. Onze back-office-outsourcingdienst bundelt deze functies onder één centraal aanspreekpunt, met een duidelijk omschreven reikwijdte, service-level-afspraken en rapportage — zodat cliënten en hun adviseurs beschikken over een overzichtelijke, goed gedocumenteerde operationele basis in Mauritius.

Back-office-outsourcingdiensten

Financiële administratie en boekhouding

Wij voeren de boekhouding van de vennootschap op transactiebasis conform IFRS, en registreren alle transacties, journaalposten en correcties. Maandelijkse proef- en saldibalansen, winst-en-verliesrekeningen en balansen worden opgesteld en volgens een vast rapportageschema aan de bestuurders of de uiteindelijk belanghebbende verstrekt.

Crediteuren- en debiteurenbeheer

Wij beheren de crediteurenadministratie van de vennootschap — het verwerken van goedgekeurde facturen, het afstemmen op inkooporders, het voorbereiden van betaalbatches voor autorisatie en het bijhouden van een ouderdomsanalyse van crediteuren. Voor vennootschappen met debiteuren volgen wij openstaande bedragen op, sturen wij betalingsherinneringen en stemmen wij ontvangsten af.

Statutaire en wettelijke aangiften

Wij bereiden alle vereiste aangiften voor en dienen deze in bij de Registrar of Companies, de Financial Services Commission, de Mauritius Revenue Authority en andere toezichthouders — waaronder jaaropgaven, jaarrekeningen, registers van uiteindelijk belanghebbenden, belastingaangiften en CRS/FATCA-rapportages. Wij houden een compliancekalender bij zodat geen enkele deadline wordt gemist, en voorkomen zo boetes en schorsing van vergunningen.

Documentbeheer

Wij houden een volledig en gestructureerd digitaal archief bij van alle bedrijfsdocumenten, overeenkomsten, correspondentie, bestuursnotulen en statutaire stukken. Documenten worden veilig opgeslagen en zijn via een beveiligd online portaal toegankelijk voor de cliënt en diens adviseurs. Fysieke originelen worden veilig bewaard op ons kantoor in Mauritius.

Correspondentiebeheer

Wij ontvangen en verwerken alle inkomende correspondentie die aan de vennootschap op haar statutaire zetel is geadresseerd, leiden documenten door naar de verantwoordelijke partijen, beantwoorden routinematige vragen en signaleren dringende zaken voor onmiddellijke aandacht van de cliënt.

KYC-beantwoording aan leveranciers en tegenpartijen

Banken, investeerders, toezichthouders en zakelijke tegenpartijen vragen regelmatig KYC-documentatie op bij Mauritiaanse entiteiten. Wij behandelen deze verzoeken — door de vereiste documenten samen te stellen, begeleidende brieven op te stellen en eventuele benodigde certificeringen te coördineren — en zorgen zo voor tijdige en accurate beantwoording.

Managementrapportage en voorbereiding van bestuursdossiers

Wij stellen per kwartaal of per maand managementrapportages en bestuursdossiers op voor de entiteit — met inbegrip van de winst-en-verliesrekening, de balans, het kasstroomoverzicht, kernprestatie-indicatoren en toelichting. Deze worden aangeleverd in een formaat dat geschikt is voor bestuursbeoordeling en, waar vereist, voor indiening bij kredietverstrekkers, investeerders of toezichthouders.

Bewaking van contracten en overeenkomsten

Voor entiteiten met lopende commerciële contracten, leningsovereenkomsten, beleggingsmandaten of vergunningen houden wij een contractregister bij met belangrijke data — verlengingstermijnen, opzegtermijnen, vervaldata en betalingsverplichtingen. Wij waarschuwen het management ruim vóór kritieke data, zodat geen enkele contractuele verplichting over het hoofd wordt gezien.

Uw back-office-outsourcing opstarten

Bepaling van de reikwijdte

Samen met de cliënt bepalen wij de exacte reikwijdte van de vereiste diensten, het rapportageformaat en de frequentie ervan, de autorisatiematrix voor betalingen en aangiften, en het overdrachtsproces vanuit eventuele huidige dienstverleners.

Systeeminrichting

Wij richten de entiteit in binnen onze boekhoud- en documentbeheersystemen, laden de beginbalansen en historische gegevens in, en configureren toegang voor de cliënt en diens adviseurs.

Overdracht en go-live

Wij begeleiden de overgang vanuit de bestaande regeling, zodat de continuïteit van statutaire aangiften gewaarborgd blijft, bankrekeningen en vergunningen ongestoord blijven functioneren, en waar passend een periode van parallelle uitvoering wordt gehanteerd om de nauwkeurigheid te toetsen.

Doorlopende dienstverlening

Wij leveren de overeengekomen diensten volgens het vastgestelde schema, verstrekken maandelijkse managementrapportages en beheren namens de cliënt alle wettelijke deadlines.

Voorwaarden voor toelating en opstart

Voltooide cliëntacceptatie en AML/KYC-onboarding voor alle uiteindelijk belanghebbenden en zeggenschapshoudende personen
Bestuursbesluit waarbij de outsourcingregeling wordt goedgekeurd en de reikwijdte van de gedelegeerde bevoegdheid wordt vastgelegd
Toegang tot bestaande boekhoudkundige administratie, bankafschriften en wettelijke aangiften ten behoeve van de overdrachtsbeoordeling
Ondertekende dienstverleningsovereenkomst met vastgelegde reikwijdte, servicelevels, rapportageformaat en tarievenschema
Betalingsautorisatiematrix goedgekeurd door het bestuur en ondertekend door bevoegde vertegenwoordigers
Verstrekking van alle bestaande bedrijfsdocumenten — MOA, AOA, aandelencertificaten, statutaire registers, eerdere notulen
Bankrekeninggegevens en inloggegevens voor online bankieren ten behoeve van transactieafstemming
Toegang tot inloggegevens voor MRA eFiling, het portaal van de Registrar of Companies en het toezichtsportaal van de FSC, indien van toepassing

Indicatieve jaarlijkse tarieven

De tarieven zijn gebaseerd op het volume en de complexiteit van de transacties en op de reikwijdte van de inbegrepen diensten.

Item	Indicatieve bandbreedte
Basis back office (boekhouding, documentbeheer, correspondentie)	USD 4.000 – 8.000 per jaar
Volledige back office (bovenstaand + crediteuren-/debiteurenbeheer, wettelijke aangiften, KYC-beantwoording)	USD 8.000 – 18.000 per jaar
Complexe structuren (meerdere entiteiten, hoog transactievolume)	USD 18.000 – 40.000 per jaar

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen back-office-outsourcing en managed corporate services?

Back-office-outsourcing richt zich op de operationele en administratieve functies van één entiteit — boekhouding, correspondentie, aangiften, documentbeheer. Managed corporate services is een breder, strategischer pakket voor groepen met meerdere entiteiten, met inbegrip van governance-toezicht, groepsrapportage, rationalisatie van entiteiten en strategisch compliance-advies.

Kunt u de back office van een andere dienstverlener overnemen?

Ja. Wij nemen regelmatig back-officetaken over voor entiteiten die overstappen van andere dienstverleners. Wij voeren een overdrachtsbeoordeling uit, identificeren eventuele openstaande compliancekwesties en zorgen voor een ordentelijke overdracht met continuïteit van alle statutaire en wettelijke verplichtingen.

Biedt u cloudgebaseerde toegang tot financiële administratie?

Ja. Cliënten en hun adviseurs hebben veilige online toegang tot boekhoudkundige gegevens, rapporten en documenten via ons clientportaal, met toegangsrechten die naar wens van de cliënt kunnen worden ingesteld.

Hoe waarborgt u de nauwkeurigheid van de boekhouding voor complexe grensoverschrijdende structuren?

Ons boekhoudteam werkt uitsluitend met Mauritiusse vennootschapsstructuren en is opgeleid in IFRS en de specifieke boekhoudkundige vereisten voor GBC's, trusts en investeringsvehikels. Alle boekingen worden gecontroleerd door een senior accountant, en maandelijkse proefbalansen worden vóór het uitbrengen van rapporten getoetst aan bankafschriften. Voor structuren met complexe multivaluta-posities, intercompany-saldi of beleggingsportefeuilles passen wij aanvullende controles toe en stemmen wij vooraf af met de accountants van de cliënt in aanloop naar het jaareinde.

De informatie op deze pagina wordt uitsluitend ter algemene informatie verstrekt en vormt geen juridisch, fiscaal of regelgevend advies. Vraag altijd professioneel advies dat is afgestemd op uw specifieke situatie.