मॉरीशस संरचनाओं के लिए बैक ऑफिस आउटसोर्सिंग
वित्तीय रिकॉर्ड-कीपिंग और नियामक रिपोर्टिंग से लेकर दस्तावेज़ प्रबंधन और वेंडर भुगतान तक, हमारी बैक ऑफिस आउटसोर्सिंग सेवा आपको अपने व्यवसाय पर ध्यान केंद्रित करने देती है, जबकि हम आपकी मॉरीशस एंटिटी के परिचालन ढांचे को संभालते हैं।
मॉरीशस में कॉर्पोरेट, ट्रस्ट या निवेश संरचना चलाने में निरंतर प्रशासनिक और परिचालन कार्यों की एक बड़ी मात्रा शामिल होती है — वित्तीय रिकॉर्ड बनाए रखना, इनवॉइस और भुगतान प्रोसेस करना, पत्राचार प्रबंधित करना, प्रबंधन खाते तैयार करना, नियामक रिटर्न दाखिल करना, सांविधिक रजिस्टर बनाए रखना और बैंकों तथा प्रतिपक्षों के KYC अनुरोधों का जवाब देना। कई अंतरराष्ट्रीय ग्राहकों के लिए, इन कार्यों को या तो विदेश से अकुशल ढंग से संभाला जाता है या बिना सुसंगत निगरानी के कई सेवा प्रदाताओं में टुकड़ों में बांट दिया जाता है। हमारी बैक ऑफिस आउटसोर्सिंग सेवा इन कार्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित दायरे, सेवा स्तर प्रतिबद्धताओं और रिपोर्टिंग के साथ जिम्मेदारी के एक ही बिंदु के अंतर्गत समेकित करती है — जिससे ग्राहकों और उनके सलाहकारों को मॉरीशस में एक स्वच्छ, अच्छी तरह दस्तावेज़ीकृत परिचालन आधार मिलता है।
बैक ऑफिस आउटसोर्सिंग सेवाएं
वित्तीय रिकॉर्ड-कीपिंग और बहीखाता
हम IFRS के अनुसार अर्जन आधार (accrual basis) पर कंपनी के लेखा रिकॉर्ड बनाए रखते हैं, सभी लेन-देन, जर्नल प्रविष्टियों और समायोजनों को दर्ज करते हैं। मासिक ट्रायल बैलेंस, लाभ-हानि खाते और बैलेंस शीट तैयार कर निदेशकों या लाभकारी स्वामी को एक निर्धारित रिपोर्टिंग शेड्यूल पर उपलब्ध कराई जाती हैं।
देय और प्राप्य खाते (Accounts Payable and Receivable)
हम कंपनी के देय खातों का प्रबंधन करते हैं — स्वीकृत इनवॉइस प्रोसेस करना, खरीद आदेशों से मिलान करना, प्राधिकरण के लिए भुगतान बैच तैयार करना, और एजिड क्रेडिटर रिपोर्ट बनाए रखना। प्राप्य राशियों वाली कंपनियों के लिए, हम बकाया राशियों पर नज़र रखते हैं, भुगतान अनुस्मारक जारी करते हैं और प्राप्तियों का समाधान करते हैं।
सांविधिक और नियामक फाइलिंग
हम रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज़, Financial Services Commission, Mauritius Revenue Authority और अन्य नियामक निकायों के साथ आवश्यक सभी फाइलिंग तैयार कर प्रस्तुत करते हैं — जिसमें वार्षिक रिटर्न, वित्तीय विवरण, लाभकारी स्वामित्व रजिस्टर, कर रिटर्न और CRS/FATCA रिपोर्ट शामिल हैं। हम एक अनुपालन कैलेंडर बनाए रखते हैं ताकि कोई भी समय-सीमा न छूटे, जिससे जुर्माने और लाइसेंस निलंबन से बचा जा सके।
दस्तावेज़ प्रबंधन
हम सभी कॉर्पोरेट दस्तावेज़ों, समझौतों, पत्राचार, बोर्ड मिनट्स और सांविधिक रिकॉर्ड का एक पूर्ण और व्यवस्थित डिजिटल अभिलेखागार बनाए रखते हैं। दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाता है और ग्राहक तथा उनके सलाहकारों के लिए एक सुरक्षित ऑनलाइन पोर्टल के माध्यम से सुलभ बनाया जाता है। भौतिक मूल प्रतियां हमारे मॉरीशस कार्यालय में सुरक्षित भंडारण में रखी जाती हैं।
पत्राचार प्रबंधन
हम कंपनी के पंजीकृत कार्यालय पते पर आने वाले सभी पत्राचार को प्राप्त और प्रोसेस करते हैं, दस्तावेज़ों को उपयुक्त जिम्मेदार पक्षों तक भेजते हैं, नियमित पूछताछ का जवाब देते हैं, और तत्काल ध्यान देने योग्य मामलों को ग्राहक के लिए चिह्नित करते हैं।
वेंडर और प्रतिपक्ष KYC प्रतिक्रियाएं
बैंक, निवेशक, नियामक और व्यावसायिक प्रतिपक्ष अक्सर मॉरीशस एंटिटी से KYC दस्तावेज़ मांगते हैं। हम इन अनुरोधों का प्रबंधन करते हैं — आवश्यक दस्तावेज़ इकट्ठा करना, कवर लेटर तैयार करना और किसी भी आवश्यक प्रमाणन का समन्वय करना — ताकि समय पर और सटीक प्रतिक्रिया सुनिश्चित हो सके।
प्रबंधन रिपोर्टिंग एवं बोर्ड पैक तैयारी
हम इकाई के लिए त्रैमासिक या मासिक प्रबंधन खाते और बोर्ड पैक तैयार करते हैं — जिसमें लाभ-हानि, तुलन पत्र, नकदी प्रवाह विवरण, प्रमुख प्रदर्शन संकेतक और टिप्पणी शामिल हैं। ये बोर्ड समीक्षा के लिए उपयुक्त प्रारूप में और आवश्यकता होने पर ऋणदाताओं, निवेशकों या नियामक निकायों को प्रस्तुत करने के लिए प्रदान किए जाते हैं।
अनुबंध एवं समझौता ट्रैकिंग
सक्रिय वाणिज्यिक अनुबंधों, ऋण समझौतों, निवेश जनादेशों या नियामक लाइसेंसों वाली इकाइयों के लिए, हम प्रमुख तिथियों — नवीनीकरण की समय-सीमा, सूचना अवधि, समाप्ति तिथियाँ और भुगतान दायित्वों — के साथ एक अनुबंध रजिस्टर बनाए रखते हैं। हम प्रबंधन को महत्वपूर्ण तिथियों से पहले ही सचेत करते हैं ताकि कोई भी संविदात्मक दायित्व अनदेखा न रह जाए।
अपनी बैक ऑफिस आउटसोर्सिंग का ऑनबोर्डिंग
दायरा निर्धारण
हम ग्राहक के साथ मिलकर आवश्यक सेवाओं का सटीक दायरा, रिपोर्टिंग प्रारूप और आवृत्ति, भुगतान और फाइलिंग के लिए प्राधिकरण मैट्रिक्स, तथा किसी भी मौजूदा प्रदाता से हैंडओवर प्रक्रिया निर्धारित करते हैं।
सिस्टम सेटअप
हम एंटिटी को अपने लेखा और दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम पर सेट करते हैं, प्रारंभिक शेष और ऐतिहासिक डेटा लोड करते हैं, और ग्राहक तथा उनके सलाहकारों के लिए एक्सेस कॉन्फ़िगर करते हैं।
परिवर्तन और गो-लाइव
हम मौजूदा व्यवस्था से परिवर्तन का प्रबंधन करते हैं, सांविधिक फाइलिंग की निरंतरता सुनिश्चित करते हैं, बैंक खातों या नियामक लाइसेंसों में कोई व्यवधान न हो यह सुनिश्चित करते हैं, और सटीकता की पुष्टि के लिए उपयुक्त होने पर एक समानांतर-रन अवधि रखते हैं।
सतत सेवा
हम निर्धारित शेड्यूल पर सहमत सेवाएं प्रदान करते हैं, मासिक प्रबंधन रिपोर्ट उपलब्ध कराते हैं, और ग्राहक की ओर से सभी नियामक समय-सीमाओं का प्रबंधन करते हैं।
पात्रता और ऑनबोर्डिंग आवश्यकताएं
- सभी लाभकारी स्वामियों और नियंत्रक व्यक्तियों के लिए पूर्ण किया गया ग्राहक स्वीकृति और AML/KYC ऑनबोर्डिंग
- आउटसोर्सिंग व्यवस्था को प्राधिकृत करने और प्रत्यायोजित प्राधिकार का दायरा परिभाषित करने वाला बोर्ड प्रस्ताव
- परिवर्तन समीक्षा के लिए मौजूदा लेखा रिकॉर्ड, बैंक स्टेटमेंट और सांविधिक फाइलिंग तक पहुंच
- परिभाषित दायरे, सेवा स्तर, रिपोर्टिंग प्रारूप और शुल्क अनुसूची के साथ निष्पादित सेवा समझौता
- बोर्ड द्वारा अनुमोदित और अधिकृत प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षरित भुगतान प्राधिकरण मैट्रिक्स
- सभी मौजूदा कॉर्पोरेट दस्तावेज़ों की उपलब्धता — MOA, AOA, शेयर प्रमाणपत्र, सांविधिक रजिस्टर, पिछले मिनट्स
- लेन-देन समाधान के लिए बैंक खाता विवरण और ऑनलाइन बैंकिंग एक्सेस क्रेडेंशियल
- जहां लागू हो, MRA eFiling, Registrar of Companies पोर्टल और FSC नियामक पोर्टल के लिए फाइलिंग क्रेडेंशियल तक पहुंच
अनुमानित वार्षिक शुल्क
| मद | सांकेतिक सीमा |
|---|---|
| बेसिक बैक ऑफिस (बहीखाता, दस्तावेज़ प्रबंधन, पत्राचार) | USD 4,000 – 8,000 प्रति वर्ष |
| पूर्ण बैक ऑफिस (उपर्युक्त + AP/AR, नियामक फाइलिंग, KYC प्रतिक्रियाएं) | USD 8,000 – 18,000 प्रति वर्ष |
| जटिल संरचनाएं (कई एंटिटी, उच्च लेन-देन मात्रा) | USD 18,000 – 40,000 प्रति वर्ष |