Back Office Uitbesteding voor Mauritiusse Structuren
Uitbesteding van administratieve, rapportage en operationele functies aan ons Mauritiusse team — zodat u zich kunt concentreren op uw bedrijf terwijl wij de compliance-last beheren.
Back-office uitbesteding in Mauritius stelt internationale bedrijven in staat hun regulatoire verplichtingen na te komen, hun administratie efficiënt te onderhouden en toegang te krijgen tot gekwalificeerde lokale expertise — zonder de kosten en complexiteit van het aannemen en beheren van lokaal personeel.
Back-officeoutsourcingdiensten
Financiële administratie en boekhouding
Wij onderhouden de boekhoudkundige administratie van de vennootschap op accrualgrondslag overeenkomstig IFRS, waarbij alle transacties, journaalboekingen en correcties worden geregistreerd. Maandelijkse proefbalansen, winst-en-verliesrekeningen en balansen worden opgesteld en verstrekt aan de directeuren of de uiteindelijk gerechtigde op een bepaald rapportageplan.
Crediteuren- en debiteurenadministratie
Wij beheren de crediteuren van de vennootschap — verwerken goedgekeurde facturen, koppelen aan inkooporders, stellen betalingsbatches op ter autorisatie en onderhouden een verouderd crediteurenrapport. Voor vennootschappen met vorderingen volgen wij uitstaande bedragen, versturen herinneringen en stemmen ontvangsten af.
Wettelijke en regulatoire indieningen
Wij stellen alle vereiste indieningen op en dienen deze in bij de Registrar of Companies, Financial Services Commission, Mauritius Revenue Authority en andere regulatoire instanties — inclusief jaarlijkse returns, jaarrekeningen, registers van uiteindelijk gerechtigden, belastingaangiften en CRS/FATCA-rapporten. Wij onderhouden een compliancekalender om te garanderen dat geen enkele deadline wordt gemist, waarmee boetes en licentieintrekkingen worden voorkomen.
Documentbeheer
Wij onderhouden een volledig en georganiseerd digitaal archief van alle vennootschapsdocumenten, overeenkomsten, correspondentie, notulen van vergaderingen en wettelijke registers. Documenten worden veilig opgeslagen en zijn toegankelijk voor de cliënt en diens adviseurs via een beveiligd online portaal. Originele exemplaren worden bewaard in beveiligde opslag in ons Mauritiusse kantoor.
Correspondentiebeheer
Wij ontvangen en verwerken alle inkomende correspondentie gericht aan de vennootschap op haar geregistreerd adres, leiden documenten door naar de desbetreffende verantwoordelijke partijen, beantwoorden routinematige vragen en markeren urgente zaken voor onmiddellijke aandacht van de cliënt.
KYC-reacties op leveranciers en tegenpartijen
Banken, investeerders, toezichthouders en zakelijke tegenpartijen vragen regelmatig KYC-documentatie op bij Mauritiusse entiteiten. Wij beheren deze verzoeken — stellen de vereiste documenten samen, stellen begeleidende brieven op en coördineren eventuele vereiste certificeringen — waarmee tijdige en nauwkeurige reacties worden gewaarborgd.
Managementrapportage en opstelling bestuurspakket
Wij stellen kwartaalmatige of maandelijkse managementrekeningen en bestuurspakketten op voor de entiteit — inclusief winst-en-verliesrekening, balans, kasstroomoverzicht, kernindicatoren en commentaar. Deze worden geleverd in een formaat dat geschikt is voor bestuursreview en, waar vereist, voor indiening bij verstrekkers, investeerders of regulatoire instanties.
Contract- en overeenkomstenbewaking
Voor entiteiten met actieve commerciële contracten, leningsovereenkomsten, beleggingsmandaten of regulatoire licenties onderhouden wij een contractenregister met sleuteldatums — vervaldatums voor vernieuwing, opzegtermijnen, vervaldatums en betalingsverplichtingen. Wij attenderen het management tijdig op kritieke datums om te garanderen dat geen contractuele verplichting over het hoofd wordt gezien.
Onboarding van uw back-officeoutsourcing
Omschrijving dienstomvang
Wij werken samen met de cliënt om de exacte omvang van de vereiste diensten, het rapportageformaat en de frequentie, de autorisatiematrix voor betalingen en indieningen en het overdrachtsproces van eventuele huidige aanbieders te bepalen.
Systeeminrichting
Wij richten de entiteit in op onze boekhoudkundige en documentbeheersystemen, laden openingssaldi en historische gegevens in en configureren toegang voor de cliënt en diens adviseurs.
Overgang en livegang
Wij beheren de overgang van de huidige regeling, waarbij continuïteit van wettelijke indieningen wordt gewaarborgd, geen verstoring van bankrekeningen of regulatoire licenties optreedt en een parallelle periode waar van toepassing om nauwkeurigheid te valideren.
Doorlopende dienstverlening
Wij leveren de overeengekomen diensten op het bepaalde schema, verstrekken maandelijkse managementrapporten en beheren alle regulatoire deadlines namens de cliënt.
Onboarding-vereisten
- Voltooid cliëntaanvaardingsformulier en AML/KYC-onboarding voor alle uiteindelijk gerechtigden en controlerende personen
- Bestuursbesluit dat de outsourcingregeling autoriseert en de omvang van de gedelegeerde bevoegdheid definieert
- Toegang tot bestaande boekhoudkundige administratie, bankafschriften en wettelijke indieningen voor overgangsreview
- Ondertekende dienstverleningsovereenkomst met gedefinieerde omvang, serviceniveaus, rapportageformaat en vergoedingsplan
- Door het bestuur goedgekeurde en door bevoegde vertegenwoordigers ondertekende betalingsautorisatiematrix
- Verstrekking van alle bestaande vennootschapsdocumenten — MOA, AOA, aandelencertificaten, wettelijke registers, eerdere notulen
- Bankrekeninggegevens en online bankingtoegangsgegevens voor transactieafstemming
- Toegang tot indieningsgegevens voor MRA eFiling, Registrar of Companies-portaal en FSC-regulatoir portaal waar van toepassing
Indicatieve jaarlijkse vergoedingen
| Basis back-office (boekhouding, documentbeheer, correspondentie) | USD 4.000 – 8.000 per jaar |
| Volledige back-office (bovenstaande + crediteuren/debiteuren, regulatoire indieningen, KYC-reacties) | USD 8.000 – 18.000 per jaar |
| Complexe structuren (meerdere entiteiten, hoog transactievolume) | USD 18.000 – 40.000 per jaar |