Bank Account Administration for Mauritius Structures
Ongoing management of corporate bank accounts — including signatory authority, payment processing, online banking, bank relationship management and account maintenance — delivered as part of a comprehensive managed corporate service.
Once a bank account is open, the ongoing administration of that account is a critical function for any Mauritius corporate structure. For clients who do not wish to manage day-to-day banking themselves, or who require a Mauritius-based signatory as part of their economic substance requirements, we provide a comprehensive bank account administration service. This includes monitoring account activity, processing authorised payments, managing signatory mandates, liaising with the bank on account matters, and ensuring that all banking activity is properly recorded in the company's books.
Bank Account Administration Services
Signatory Authority Management
We maintain and update the authorised signatory mandate with the bank, reflecting changes in directors, beneficial owners or delegation of authority. Where clients require a Mauritius-resident signatory as part of their substance profile, we can provide this as a managed service under strict internal authorisation and oversight procedures.
Payment Processing
We process authorised domestic and international payments on behalf of the company — whether these are investment funding calls, loan disbursements, dividend payments, supplier invoices or operational expenses. All payment instructions are validated against authorised mandates before execution.
Online Banking Management
We maintain access to and oversight of the company's online banking portal, monitoring transactions, managing token-based authentication, updating access credentials, and promptly escalating any unusual activity to the client.
Bank Relationship Management
We maintain an active relationship with the company's banking officer, handling routine account queries, responding to KYC refresh requests, assisting with account upgrades or additional currency accounts, and resolving any issues that arise with transactions or account facilities.
KYC Refresh and Annual Reviews
Banks regularly refresh the KYC documentation for their corporate clients. We manage this process — collecting updated identification documents, preparing cover letters, and submitting the refreshed KYC pack to the bank on the company's behalf to avoid account suspension or restriction.
Transaction Reconciliation
We reconcile bank statements to the company's accounting records on a monthly basis, ensuring that all credits and debits are properly categorised, allocated and reflected in the company's management accounts and annual financial statements.
إعداد إدارة الحساب البنكي
مراجعة نطاق الخدمة والتفويض
نستعرض التفويض البنكي القائم وهيكل الموقعين المعتمدين وأي ترتيبات إدارية سابقة. نُحدد أي ثغرات — صلاحيات موقعين منتهية وطلبات تحديث KYC معلقة وخدمات مصرفية إلكترونية غير مكتملة — ونتفق مع العميل على نطاق خدمة الإدارة.
صياغة مصفوفة التفويض بالدفع
نصوغ مصفوفة تفويض بالدفع تُحدد من يجب أن يُوافق على فئات ومبالغ مختلفة من المدفوعات — مع التمييز بين المدفوعات الدورية الاعتيادية التي تسير بموجب تعليمات دائمة والمدفوعات العرضية التي تستلزم موافقة صريحة من العميل قبل التنفيذ.
إشعار البنك وتحديث التفويض
نُخطر البنك بترتيب الإدارة الجديد، ونُحدث تفويض الموقعين عند الاقتضاء — وحيث نُوفر موقعاً مقيماً في موريشيوس — ننجز جميع الإجراءات البنكية للموقع الجديد بما في ذلك نماذج التوقيع والتعريف.
إعداد الوصول إلى الأنظمة والأمان
نُهيئ الوصول الآمن إلى بوابة الخدمات المصرفية عبر الإنترنت وفق بروتوكولات الأمان الداخلية، مع ضمان حفظ بيانات الاعتماد وأجهزة الرمز وفق إجراءاتنا الامتثالية، وإشعار مسؤول الإدارة لدى العميل بجميع أحداث الوصول.
الإدارة المستمرة
ندير الحساب وفق الأساس المتفق عليه — معالجة المدفوعات وإدارة العلاقة مع البنك والتعامل مع طلبات تحديث KYC ومطابقة المعاملات وتقديم تقارير الحساب الشهرية للعميل. يُبلَّغ العميل فوراً بأي تغييرات في التفويض أو سياسات البنك أو شروط الحساب.
Key Requirements for Administration Service
- Executed service agreement and client acceptance form
- Up-to-date KYC documentation for all beneficial owners and signatories
- Board resolution authorising the administration arrangement and any delegated signing authority
- Payment instruction template and approval matrix specifying authorisation levels for different payment types and amounts
- Online banking login credentials and token devices to be held under secure procedures
- Regular (typically monthly) account statements provided to client for review
- Annual confirmation of bank account details and signatory mandate for compliance records
Indicative Annual Fees
| البند | النطاق الاستدلالي |
|---|---|
| Basic account monitoring and KYC refresh management | USD 800 – 1,500 per year |
| Active payment processing (up to 20 transactions per month) | USD 2,000 – 4,000 per year |
| Active payment processing (20+ transactions per month) | USD 4,000 – 8,000 per year |
| Mauritius-resident signatory service | USD 3,000 – 6,000 per year |
| Bank relationship management (dedicated) | USD 1,200 – 2,500 per year |